「Secretary to CFO (Contractor)」的相似工作

1. 負責主管工作行程之規劃安排，並隨行陪同。 2. 整理簽核文件及發送，並負責追蹤執行狀況，隨時掌控進度。 3. 負責會議安排與通知，製作會議記錄並追蹤處理決議事項。 4. 負責行政事務流程之溝通、整合及規劃。 5. 協助專案推動與時程控管。 6. 負責報表彙整與呈報。 7. 處理各項跨部門、事業體之行政事務及文案管理。 8. 負責對外及各部門之溝通聯繫事宜。 9. 負責文件追蹤、資料彙整與檔案管理。 10. 接待重要外賓。 11. 處理婚喪喜慶相關事宜（如：訂花籃、準備奠儀）。

We welcome talents of all races, ethnicities, ages, abilities, religions, sexual orientations, and gender identities. Diversity is at the heart of who we are, and we believe that unique perspectives drive innovation and help us grow stronger together. 【About the Role】 Main responsibility is to support accounting team’s daily operation, monthly closing and annual audit. Specifically, 1) Document management in daily digitalization, including annual packing and destruction 2) Monthly withholding tax declaration and application for specific services of withholding tax refund 3) Assistance with month-end and year-end closing, accrued duty and charge, as well as financial audit 4) Treasury backup 【What You'll Be Doing】 Document management (40%) 1) Digitalization -Collection, sorting, and scanning -Uploading to SAP -Compiling and storage 2) Document packing & delivery (to Xizhi warehouse) 3) Document destruction Withholding tax (25%) 1) Declaration on foreign service, interest and dividend 2) Management of those already paid withholding tax and application for lower tax % and refund 3) Others (e.g., refund of tax overpaid) Closing / Breakdown / Audit (25%) 1) Closing support Accrued Customs duty and accrued inter-company interest charge Preparing consolidated B/S and I/S for review 2) Audit support -External: Finance audit and tax audit -Internal: Group audit Treasury Backup (5%) Others (5%) - Ad-hoc assignment

1、協助處理與董事長相關之行政事務，例如：商業書信往來、各單位主管聯繫、商務旅行安排(食宿/交通)、董事長及主管指派事務處理。 2、協助董事長行程規劃、日程提醒與控管時程、活動或重要會議規劃。 3、會議安排聯繫，參與會議、會後事項進度追蹤與呈報。 4、文件輸入建檔處理、轉換及整合表單工作。 5、董事長臨時交辦事項。

我們正在尋找，一個全球顧問公司創立過程的核心團隊。 我們正在尋找，能攜手促進產業發展的同伴。 我們正在尋找，願意向世界提供精緻服務的每一個您。 每個發光發熱的企業經營者背後，都有最細心、最貼心的後盾。如果您有以下的特質及期許，我們正在找您！ ★具備溝通力、協調力與做事細膩度。 ★良好的時間、空間、人際關係控管能力。 ★強大的心理素質，能在國際規模的工作環境中面對各種不同的狀況。 「董事長室秘書」主要的職務與工作內容為： 1. 會議安排：負責董事長日常會議的統籌與提醒，包含事前資料與會議設備的準備與檢視、會議時間控管、會議記錄、及會議後的工作追蹤等，確保會議能在時間內完成、決策能被落實。 2. 跨部門溝通：協助董事長與各單位主管進行溝通和協調，確保訊息的準確傳遞和快速回應，如期取得董事長所需資訊。 3. 文件管理：負責文件的追蹤與管理，包括資料彙整、完整歸檔、保密文件的處理，以及相關文件的審核與流轉。 4. 報表準備：協助準備重要會議的簡報和報告，確保資料的準確性、時效性和簡潔性，以支持董事長的決策需求。 主要條件 (must)： ★行政文書作業能力強 ★喜歡大量文書行政工作 ★具備資料分析歸納整理能力 ★熟悉Microsoft Office ( Word 、PPT 、 Excel)軟體，製作簡報、表單及會議紀錄…等 其他條件 (prefer)： - 有創辦人或董事長秘書經歷尤佳 - 理工科系尤佳

永豐萊得為百年企業永豐集團旗下新創事業，自2017年《Balanstart人可和》品牌問世至今，獲得多項國家認證及國際獎項，成為市售第一的天然C等市場佳績。2025年更新推出《寵可萌》品牌持續拓展生技版圖，不到一年即榮獲玉山品質金獎。 公司專注於電商數位營運，以「天然和科學並重」、「人本與科技齊行」的永豐精神，整合集團的多元能力，期望打造出華人第一個健康產業鏈。 我們重視勞資平衡及等價交換，福利用心程度遠優於同業。管理文化採資訊透明及雙向交流，溝通不論位階、只講邏輯。 在連年巨幅成長、擴編、擴大辦公樓層的高速發展下，我們渴望能「以終為始」，高成就動機及高成長速度，追求「Earn what you're worth, and more！」的正向人才成為我們的夥伴。 【職務說明】 工作為擔任總經理秘書，讓總經理室發揮強化組織營運、優化公司軟硬體、推動勞資共同成長的核心職能。同時也透過負責日常行政事務來輔佐總經理高效工作、達成公司發展目標。更藉由瞭解總經理層級的資訊及決策邏輯，持續養成及架構自身對於營運管理的邏輯與基礎，成為公司儲備的未來營運人才： 1.負責總經理日常行程及公司重點行程之管理、優化與執行，以良好的時程管理能力，配合總經理工作步調來發揮效能。 2.參與會議，進行會議管理與紀錄、後續追蹤。 3.負責總經理室對外及內部文書及行政總務作業。 4.經訓練後需熟悉公司專案協作軟體(Wrike)各項設定及操作，輔助總經理進行跨單位、跨專案整合。 5.協助進行各種資料彙整及數據分析，參與優化公司各項軟硬體、制度。 6.依公司目標與需求，階段性輔助支援各單位或推動各單位成長。 7.總經理室訪客接待、內外關係維護。 8.完成其他總經理交辦事項。 【必要技能】 1.良好的行政作業、資訊彙整、邏輯分析、簡報溝通、復盤思考能力 2.流利的英文能力，需能流暢書信及口說溝通 3.精通Excel各種函數或能用其他方式迅速分析數據，熟稔Word、Powerpoint等文書軟體，對於數位工具如AI、協作軟體等有高度興趣 4.高度數字邏輯能力、對人事物具有絕佳的職場禮儀，具細心、耐心、抗壓力 【加分技能】非必須，為各面向延伸能力，薪資增加項目： 1.如有經營幕僚或專案管理經驗、擅長資源整合、制度建置及流程優化者佳 2.除流利英語能力外，具備其他流利外語能力或AI、資訊能力 3.傑出的自學能力及成長企圖心、高度細心的特質，擅長舉一反三

1. 參與高階主管工作：協助主管處理交辦任務，學習公司做重要決定時的思考方式和流程。 2. 協助內外部溝通安排：幫忙安排部門會議和外部訪客行程，是內外聯繫的重要幫手。 3. 管理重要文件與資訊：負責收發和整理公司與分公司、政府機關之間的文件，確保資料清楚有序。 4. 協助預算與資源分配：幫各部門準備和調整預算，學習公司怎麼規劃資源和花錢。 5. 參與公司投資專案：協助投資相關資料整理與進度追蹤，了解公司怎麼推動重大計畫。

【工作內容】 與總經理及團隊合作，協助公司日常營運與行政事務，主要包含： 1️⃣ 行程與會議協助：安排會議與差旅行程，整理會議紀錄與追蹤事項。 2️⃣ 文件與資料整理：協助簡報製作、文件彙整與資料更新。 3️⃣ 中／日文翻譯支援：協助郵件與文件翻譯，並於會議中提供口譯協助。 4️⃣ 跨部門與對外溝通：與日本總公司及內部夥伴保持聯繫，協助資訊傳達與協調。 5️⃣ 行政與接待事務：支援來賓接待、報銷、文具管理等一般行政作業。 【我們在找這樣的你】 ✔️應屆或第二應屆畢業生 ✔️具 日文溝通能力，喜歡與日本人交流 ✔️積極主動、樂於學習、具責任感 ✔️喜歡有活力、節奏快、跨文化的工作環境

Job Description : 1.Maintain executive's agenda and assist in planning appointments, meetings, conferences etc. Plan and book travel including flights, hotels and drivers Provide expatriate support including handling visa affairs (e.g., for TW, PRC and HK visas), insurance, banking, doctor visits 2.Attend meetings and keep minutes 3.Receive and screen phone calls and redirect them when appropriate 4.Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters, packages etc.) 5.Handle confidential documents ensuring they remain secure 6.Monitor office supplies and negotiate terms with suppliers to ensure the most cost-effective orders 7.Maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible 8.Conduct research and prepare presentations or reports as assigned Requirements and skills: 1.In depth knowledge of office management and the common administrative processes in business operations 2.Familiarity with basic research methods and reporting techniques 3.Excellent organizational and time-management skills 4.Polite, confident and routine in professional business communication 5.Proficient in English

1. 準備食材並烹調菜餚。 2. 控制菜餚的擺盤與出菜的順序。 3. 進行廚房內的衛生管理工作。 4. 與同事或經營者共同討論菜色與菜單。 5.各式餐點製作。 6. 協助主廚料理相關事宜。 7. 備料。

1.行程規劃與文書處理:負責高階主管的行程安排，並處理相關文書資料。 2.行政事務協助:協助公司內部行政事務的溝通、整合及規劃，推動各項事務並控管時程。 3.跨部門協調:協助高階主管進行跨部門及對外的溝通與協調，並召集會議。 4.接待貴賓:負責貴賓的接待工作，確保一切流程順暢。 5.其他主管交辦事項。

1.能即時且有效地執行各項工作任務，並透過團隊合作，高效率地達成目標。 2.問題解決與運作管理：作為決策者與人員之間的主要橋樑，及時應對突發狀況，確保後勤與支援運作順暢。 3.管理並處理所有收發的信件（電子郵件、公文、包裹等），依急迫性與重要性進行排序，確保資訊流暢。 4.接聽並篩選來電，依需求進行轉接或處理，同時確保涉密文件與事件的安全性。 5.人員招募與管理：負責服務人員（家管人員、私人保全、司機等）的招募、面試、背景調查與清冊維護。 6.採購及監管辦公用品，包含商品記錄、供應商議價與品質把關，以確保採購符合需求及成本效益。 7.完成其他主管交辦事項，確保任務落實與進度掌握。

1. 財會、稅務、預算事務； 2. 股東會、董事會事務； 3. 文件管理 (1)審閱各部門會議記錄、與外部單位來往文件、與政府往來公文書； (2)協助執行長、行政部門主管校對文件、管理公司名錄等； 4. 協助執行長蒐集、彙整國內外相關政、經、產業資訊； 5. 其他執行長交辦事項

1.統籌工作會議及行程規劃、重要客戶與外賓接待 2.商務書信往來，重要文件簽核、發送及整理 3.總經理交辦專案計畫跟進與執行，掌控並且彙報進度 4.總經理會議簡報與講稿擬定 5.公司同仁國外差旅安排 6.辦公室總務行政管理 7.其他交辦事項執行

✅ 負責高階主管的行程規劃與安排 ✅ 處理高階主管的文書資料 ✅ 協助公司行政事務的溝通、整合及規劃 ✅ 協助高階主管進行跨部門及對外的溝通協調 ✅ 管理和優化高階主管的日常事務，包括監控及優先處理電子郵件等 ✅ 參與公司專案，協助高階主管進行專案管理 ✅ 進行市場研究及資料分析，為高階主管提供決策支持和建議

1.規劃並執行董事會會議，協助董事與管理層溝通，處理改選交接、培訓及相關行政事務。 2.安排年度董事會進修課程，協助提升組織治理與董事會專業度 3.具備良好英文能力，可撰寫與審核高階英文信件、簡報、會議紀錄及國際合作文件。 4.確認並提供與主管機關相關的法規規定。 5.協助會長室跨部門業務及接待外賓。 6.處理日常行政庶務及主管交辦事項。

1. 負責主管工作行程規劃安排、日程提醒、必要時隨行陪同。 2. 整理簽核文件及發送，並負責追蹤執行狀況，隨時掌控進度。 3. 負責會議安排與通知，製作會議記錄並追蹤處理決議事項。 4. 負責行政事務流程之溝通、整合及規劃。 5. 協助專案推動與時程控管。 6. 負責報表彙整與呈報。 7. 處理各項跨部門、事業體之行政事務及文案管理。 8. 負責文件追蹤、資料彙整與檔案管理。 9. 接待重要外賓。 10.主管交辦事項

1.負責主管工作行程之規劃安排，並隨行陪同。 2.整理簽核文件及發送，並負責追蹤執行狀況，隨時掌控進度。 3.負責會議安排與通知，製作會議記錄並追蹤處理決議事項。 4..英文會議之即時翻譯及相關文件整理。 5.負責行政事務流程之溝通、整合及規劃。 6.協助專案推動與時程控管。 7.其他主管交辦事項。

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1.負責主管行程規劃安排(視需要隨行陪同)、會議召集及紀錄和貴賓來訪接待。 2.協助主管進行跨部門溝通協調，及各項專案推動與時程控管。 3.簽核文件整理、發送、管理，並負責追蹤執行狀況，隨時掌控進度。 4.接待公司賓客招待事宜，客戶關係及產業關係建立與維護。 5.其他主管交辦事項。

The Executive Secretary plays a critical role in ensuring the smooth functioning of the Management Team by providing administrative support, managing schedules, handling confidential documents, and assisting in various financial and operational tasks. This role requires exceptional organizational skills, attention to detail, and the ability to handle sensitive information with discretion. The Executive Secretary will work closely with the finance team and other departments to ensure effective communication and efficiency within the organization. Responsibilities: 1. To work with the executive leader(s) to better facilitate external / internal communications. 2. To be responsible for the meeting arrangements with important stakeholders. 3. Maintain meeting minutes for internal & external meetings, and initiate follow-up conversations with different departments. 4. Prepare executive's documents for internal / external meetings purposes, and provide insights on the specific topics. 5. Prepare, prioritize, and coordinate meeting agendas, presentations, and other documents for meetings. 6. Handle travel arrangements, including flights, hotels, and transportation, and prepare itineraries for business trips. 7. Prepare, review, and proofread reports, presentations, and other documents related to financial activities. 8. Maintain accurate records of meetings, correspondence, and financial documents. 9. Act as a liaison between executives, departments, clients, and stakeholders. 10. Coordinate cross-departmental communication to ensure projects and tasks are completed on time. Requirements: 1. Fluent in English and Mandarin, ability to conduct business conversation in both language is preferred. 2. Experienced in working with executive leaders, and able to prioritize the agendas for the leader(s). 3. Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) or Google Workspace. 4. Excellent organizational and time-management skills. 5. Ability to manage multiple tasks and prioritize effectively. 6. Strong written and verbal communication skills. 7. High level of confidentiality and discretion in handling sensitive information.

Overview We are looking for a highly organized and proactive Executive Assistant to support the CEO in daily operations and strategic tasks. This role requires strong communication skills and fluency in English. Responsibilities Manage the CEO’s calendar, meetings, and travel arrangements. Prepare and edit documents, reports, and presentations in English. Act as a liaison between the CEO and internal/external stakeholders. Assist in follow-ups on projects and ensure timely execution. Handle confidential information with discretion. Qualifications Excellent command of English (spoken and written). Strong organizational and multitasking skills. Professional, detail-oriented, and reliable.