一、聯繫事項:接聽電話,發送傳真,聯繫法院、檢察署、行政機關、當事人以及協力廠商等。
二、接待事項:接待及引導當事人,準備茶水或咖啡,並協助當事人臨時需要之事項例如提供紙筆等。
三、維護事項:事務所玄關、會議室及接待櫃台區域之基本整潔(本所有配合之清潔公司維護全所各區域細部之整潔)。
四、協力之內勤事項(原則上係行政秘書或法務助理之工作,但必要時須協助處理):
(一)協助整理卷宗、文件及檔案(歸檔、卷宗、圖書及檔案管理),掃描、影印卷宗、文件及檔案,傳送文件資料給本所律師,必要時協助文件打字、製作簡報檔及錄音檔文字轉譯。
(二)協助銀行存匯款及零用金等帳務記錄、各項繳費及用品採購等。
(三)協助線上申請地政謄本等。
(四)協助其他一般內勤行政事務,例如管理律師行程及案件進度等。
五、協力之外勤事項(本所行政櫃台應在定位,除協助存匯款、繳費等帳務作業及協助持送資料外,原則上不出外勤,但如有必要則須協力):
(一)至法院等機關影印卷宗(閱卷)、申請戶政、地政謄本、申請財產所得清單、申請其他文件資料、送交文件及遞狀。
(二)偶爾需協助至外縣市閱卷。
(三)協助持送文件資料給本所律師。
(四)協助外勤時無須騎乘機車,火車、高鐵、計程車等交通費向事務所事先或事後請款,實報實銷。
六、本所有行政秘書及法務助理,人力上可互相支援。
七、櫃台行政秘書在本所相當於籃球隊的前鋒,是第一線也是第一印象,角色也非常重要。
八、如有意願及能力,則可另處理社群維護、美術編輯、文字小編、平面設計、攝影及影片拍攝、活動策畫及專案執行部分:
(一)本所建立官網、粉專以及LINE@後,會有社群維護、美術設計、拍攝宣傳影片及法律講解影片,以及文字編輯之大量需求。
(二)本所另兼為建中38屆(1986年畢業)同學會的秘書處,我擔任祕書長,建中38屆同學會有500多位會員以及50幾個社團(例如吉他社、攝影社等),理工醫文法商菁英眾多,同仁們可以自由選擇是否參與相關活動,是另外一個可以增廣見聞以及連結人脈的絕佳平台。秘書處(銓律國際法律事務所的)的工作就是協助策畫及執行38同學會和各社團相關活動,處理關於38同學會會務之法律工作,留下文字紀錄及影像紀錄,再加上美術設計,進而編輯成活動剪影以及各式影片,非常需要相關方面的長才。
(三)應徵同仁可以自行選擇是否參與以上兩項工作。
(四)以上兩項工作會作為本職務薪資調整的參考事項。
九、本所櫃台行政秘書(全職/兼職)預計徵募一位全職同仁或兩位兼職同仁(上午/下午或一週各兩天半)。
以上為龔君彥律師親撰