[建設部]秘書

一、主要工作內容 1. 主管行程與會議管理：規劃與安排主管每日工作行程及交通（如出席會議、接待、就醫、旅遊等安排），負責會議通知、製作會議記錄及追蹤決議執行狀況，確保各項事務落實完成。 2. 專案行政支援與時程控管：協助部門與專案文件簽核與追蹤、資料彙整及呈報，掌握專案進度，支援建設專案流程與行政執行。 3. 對內外溝通協調：負責部門對外溝通聯繫及協助跨部門合作，擔任主管與其他單位之資訊橋樑，提升溝通效率。 4. 資料與文件管理：處理建設部內部文件、公文、商業書信與資料之歸檔與保密管理，並協助報表統計與行政資料準備。 5. 接待與禮賓安排：接待來訪貴賓與重要客戶，安排高階主管或外賓之會議、餐會及參訪行程；協助禮贈品準備與安排，維持公司專業形象。 6. 部門行政與庶務作業：執行報帳、請款、差旅申請、辦公物資採購、庶務管理等行政工作，確保部門運作順暢。 7. 主管交辦事項：彈性支援主管交辦任務，主動處理臨時事務並協助會前準備與後續追蹤事宜。 二、職務說明 8. 支援建設部主管及團隊執行行政與專案支援事務，提升工作效率與流程品質。 9. 協助追蹤管理專案相關進度、會議與簽核流程，具備跨部門溝通與協調能力。 10. 熟悉建設業行政流程尤佳，並能處理多項任務與彈性調配優先順序。 三、必備能力 11. 卓越的時間管理與細節控管能力，可獨立處理多項任務。 12. 熟練文書處理與Office辦公軟體應用（Word、Excel、PowerPoint）。 13. 良好的溝通協調與人際互動能力，能作為部門與他單位之橋樑。 14. 敏銳的判斷力與高度責任感，可即時處理主管需求及臨時事務。 15. 嚴謹的資料保密觀念，能妥善管理商務與行政文件。 四、加分條件 16. 具建設公司或營建業行政支援經驗者佳。 17. 熟悉建築設計、工程或開發專案行政流程。 18. 曾擔任高階主管或董事長秘書經驗尤佳。 19. 熟悉圖面處理或工程相關文件者為加分項。 【附註】 本職缺歡迎外國人加入,需具備華語文能力測驗（TOCFL）中級以上