會務秘書

一、主管行程安排與行政管理 協助主管行程安排與工作規劃，並視需求陪同出席。 整理、發送並追蹤簽核文件，確保各項事項如期執行。 協調跨部門行政流程，彙整資訊並建立有效作業方式。 管理檔案資料與文書流程，掌握進度並適時調整。 協助處理跨單位行政支援事務，對內對外皆需清晰溝通。 ※本項工作需具備流程整合能力與良好應變彈性，能主動發現並解決環節落點。 二、會籍與會務管理 負責會籍資料維護與更新，確保會員資訊準確性。 擔任公會官方窗口，負責對外聯繫與諮詢管理。 處理各類會務相關行政庶務，確保會務運作順暢。 三、會議執行與追蹤 安排會議、通知與出席確認，並製作會議紀錄。 追蹤會議決議事項，掌握後續執行情況。 協助各類型會議執行，含場地確認、貴賓聯繫、餐點安排與禮品準備。 與設計團隊配合，確保文宣與簡報資料準時到位。 ※會議執行常涉及多方溝通與現場協調，需具備靈活應變與優先順序判斷力。 四、活動執行與支援 負責活動宣傳，與設計團隊聯繫製作相關文宣。 管理活動報名表單，發送上課通知，確保資訊準確傳遞。 餐點準備、線上報到、人力配置與現場支援，確保活動順利進行。 ※此項工作需要高度細節敏感度與整合執行能力。 五、政府機關經費補助申請 撰寫及變更經費補助提案計劃 提醒會員參與國內外展覽應注意事項 整理活動成果報告書及申請分配補助款 需具備對政策細節與時間節點的敏銳度，並能根據計畫變動彈性調整。 六、財務與庶務支援 處理款項催繳、開立收據、報帳及匯款安排。 協助保險加退保、補充保費及各項勞動申報作業。 編製預算、報表與對帳資料，並提供會計師所需憑證。